Newsletter #48 — 12 settembre 2026
Eccoci, buon sabatooo….. 😀
Hai letto lo scorso numero sugli effetti psicologici dello sconto?
E’ la prima puntata di 4, se non lo hai fatto magari ti può essere utile subito anche per verificare le tue strategie.
Oggi invece parliamo di investimenti tecnologici e di acquisti/abbonamenti di strumenti che dovrebbero aiutare la tua impresa turistica a fare meglio e di più.
Scegliere bene è difficile e c’è l’imbarazzo della scelta.
Qualche volta si sceglie a caso o a simpatia e poi incroci le dita e speri di aver fatto la scelta giusta. Salvo poi accorgerti qualche mese dopo che non è tutto rose e fiori (ma dai….? davvero?)
Quello che non deve accadere invece è fare una scelta imbarazzante, quella che ti rallenta, ti paralizza, ti blocca e ti rinchiude (nel vero senso della parola).
Se non pensi sia un argomento che ti riguardi allora disiscriviti subito perchè hai deciso di non stare al passo con i tempi.
Per te che rimani invece il consiglio è lo stesso:
Rallenta e rifletti.
Anche questo sabato:
leggi per sapere e conosci per decidere meglio.
Benvenuto a bordo.
Procediamo verso la nostra Next Destination.
Buona lettura.
Se tutto questo non ti interessa, sei troppo impegnato e non riesci a trovare soltanto 15 minuti… siamo felicissimi di non riempire la tua casella di posta per cui clicca sul link che trovi in basso e annullare la tua iscrizione.
Se ti piace “leggere”… con le orecchie, magari passeggiando o facendo sport, allora ti lasciamo con i nostri speakers ufficiali, Alessandro e Alessandra.
Investimenti tecnologici: dall’imbarazzo della scelta alle scelte imbarazzanti
C’è un momento, nella vita di ogni impresa turistica, in cui cerchi uno strumento tecnologico, un sistema, un software o una piattaforma ma è difficile capire, districarsi tra mille funzionalità che spaventano.
Indecisione e tentennamenti poi ti decidi e fai l’investimento ma sai bene che “non ci hai capito molto” e che molte cose ti sfuggono ma ti affidi al fato e… speri che tutto vada bene.
Oggi cerchiamo di aiutarti ad essere un pò meno incerto, e a sperare di meno. Insomma cercheremo di regalarti qualche strumento perchè tu possa essere più tranquillo quando dovrai fare investimenti tecnologici.
Ti dico subito la prima cosa (devastante e controintuitiva):
un investimento tecnologico si giudica da quanto ti costa uscirne, non da quanto ti costa entrarci.
Prima di firmare qualsiasi contratto software (gestionale, booking engine, sito, automazione) controlla se i tuoi dati restano davvero tuoi, se il fornitore ti lascia collegare altri strumenti, e quanto costa andartene se cambi idea.
Il resto di questa guida agli investimenti tecnologici per un’agenzia di viaggi o un tour operator ti dice esattamente come farlo, con una lista di cose che non si discutono e una di cose che sono solo un vantaggio in più.
Perché oggi scegliere alla cieca non te lo puoi più permettere
Le PMI italiane hanno un problema con la tecnologia, e i numeri lo confermano: il 76% non investe e non pianifica di investire in intelligenza artificiale, appena il 7% ha percorsi di formazione strutturata sul tema (Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI, Politecnico di Milano).
Il turismo, dentro questo quadro, non è la parte migliore della classe: è il settore con lo score di digitalizzazione più basso tra quelli misurati, appena il 9% delle imprese ha una digital attitude alta (iCRIBIS, Osservatorio Settore Turistico).
Il problema non è la scarsità di opzioni per l’adeguamento tecnologico o per l’innovazione tecnologica del comparto.
È l’opposto.
Gestionali, booking engine, channel manager, automazioni, strumenti di intelligenza artificiale: ne esce uno nuovo ogni mese, ognuno con la sua promessa.
L’imbarazzo della scelta, nella digitalizzazione dell’impresa turistica, è reale.
Ma chi sceglie in fretta, senza sapere cosa guardare, rischia di trasformare quell’imbarazzo in tutt’altra cosa: una scelta imbarazzante.
Chi si muove prima vince, chi aspetta paga il conto
La trasformazione digitale, per un’agenzia di viaggi o un tour operator, in questo momento è una corrente.
Ci si può nuotare dentro, lasciandosi portare da chi la sfrutta bene, oppure remarle contro finché le braccia non reggono più.
Chi si adegua per primo prende clienti, tempo e margine a chi resta fermo, non perché sia più bravo, ma perché arriva prima dove il mercato si sta già spostando.
Chi aspetta, invece, non risparmia.
Rimanda solo il conto.
E lo paga con gli interessi: più tempo perso a fare a mano quello che un sistema farebbe da solo, più margine bruciato in commissioni, più clienti che scelgono chi risponde e prenota in un minuto invece che in tre giorni.
Restare al passo con la tecnologia, oggi, non è più un vezzo da early adopter: è il modo con cui eviti di pagare quel conto.
Perché ci intestardiamo a restare fermi
Se il calcolo è così semplice, perché tante imprese continuano a portarsi dietro un sistema vecchio invece di cambiarlo?
Non è pigrizia, e non è nemmeno solo paura del cambiamento in astratto.
È una forma più precisa di avversione al rischio, la stessa resistenza al cambiamento che abbiamo già raccontato in un numero precedente di questa newsletter: si preferisce conoscere il male che si ha, per quanto scomodo, piuttosto che affrontare due o tre mesi di fatica per un beneficio che oggi sembra lontano (Resistenza al cambiamento: il virus ammazza il successo).
In Italia, poi, c’è un’aggravante tutta nostra: ci aggiorniamo quando il danno è già fatto, non prima.
Funziona così da sempre, e forse è anche per questo che ci scappa ancora un sorriso quando lo raccontiamo.
Il conto lo paga sempre qualcun altro
Cosa succede quando il fornitore non si aggiorna
Proprio questa settimana ci è capitato questo mentre lavoravamo per un nostro cliente. Un fornitore di software per la gestione di prodotti ed esperienze turistiche (restiamo sul generico, per correttezza verso chi ci ha risposto in buona fede) ci ha confermato per iscritto una cosa che vale la pena leggere per intero, perché il tono dice più dei fatti.
Box - Lo scambio, parola per parola
Noi: Vorremmo aggiornare in blocco un catalogo di circa 100 prodotti, tariffe, disponibilità, contenuti, con uno strumento adatto ai tempi, magari tramite CSV o automazione. Cosa mettete a disposizione?
L’operatore del supporto: Al momento non disponiamo di uno strumento self-service per aggiornare in massa prodotti, tariffe o calendari tramite CSV/XLS. Anche la documentazione API pubblica è principalmente orientata a lettura, disponibilità e prenotazioni; non risultano endpoint pubblici per creare o modificare massivamente prodotti, prezzi o calendari. Non risulta inoltre documentato un server MCP o uno strumento AI dedicato alla gestione del catalogo. Per un catalogo di circa 100 prodotti, consigliamo di gestire le modifiche dal Dashboard.
Noi: Grazie per la risposta, anche se non proprio confortante. Non capisco bene cosa significhi “verificare se esistono strumenti interni”, ma se c’è una possibilità vi pregherei di fare il possibile per avere a disposizione uno strumento adeguato ai tempi e al tipo di lavoro che dobbiamo fare.
L’operatore del supporto: Abbiamo verificato la richiesta anche con il reparto tecnico. Purtroppo al momento non offriamo la possibilità di aggiornare prodotti in blocco, né uno strumento per modificare massivamente prodotti, tariffe o calendari tramite CSV, XLS o modalità simili. Anche per quanto riguarda API in scrittura, strumenti AI o automazioni dedicate alla gestione massiva del catalogo, non abbiamo al momento una soluzione da proporre.
Noi: Grazie e buon lavoro.
Poco dopo, sollecitata da un giudizio negativo sull’esperienza, è intervenuta anche una responsabile del supporto, con parole altrettanto oneste: le funzionalità richieste (gestione e aggiornamento efficiente di un ampio portafoglio prodotti tramite intelligenza artificiale e automazione) non erano integrate nel sistema, ma la segnalazione sarebbe stata girata al team Product per una valutazione futura, senza una data.
Rileggilo: un sistema che sa leggere ma non sa scrivere.
E’ come se ti fossi rivolto ad una agenzia di viaggi per fare un biglietto del treno per Milano e ti avessero risposto:
“no mi dispiace non abbiamo biglietti di treni, l’unica possibilità che ha è andare a piedi…”.
Fa ridere, certo perchè uscito da quella agenzia ne trovi altre mille che ti vendono il biglietto che cerchi.
Il punto è che con la tecnologia non hai scelta perchè sei LEGATO a quel sistema, sei in qualche modo VINCOLATO.
Certo puoi cambiare quando vuoi ma a che prezzo?
Ed ora che devi aggironare 100 prodottiche fai?
Ti conviene cambiare piattaforma o aggiornare manualmente 100 prodotti?
Purtroppo siamo andati a piedi a Milano…
Fin qui, mi pare chiaro a tutti.
Questo non è un caso isolato, ed è per questo che vale la pena raccontarlo senza nomi: il problema non è quel singolo fornitore, è un modo di costruire piattaforme di prenotazione che resta diffuso in tutto il settore.
Le domande da farti prima di firmare qualsiasi contratto tecnologico
Il caso qui sopra è un errore di investimento tecnologico classico: si guarda cosa fa il software oggi, mai cosa succede se domani serve altro, o se decidi di cambiarlo.
E’ difficile prevedere tutti i possibili casi ma fare uno sforzo può salvarti la vita.
È lo stesso meccanismo dietro la tassa invisibile della complessità di cui abbiamo già parlato (La tassa (invisibile) della complessità): il costo totale di proprietà di un software non è il canone mensile, è il tempo, lo stress e gli errori che ti costringe a metterci sopra ogni giorno.
Per questo, prima di firmare qualsiasi contratto software pluriennale, servono due liste separate, non una checklist per l’acquisto di un software unica e confusa: da una parte quello che non si discute, dall’altra quello che fa comodo ma non è un problema se manca.
ASSOLUTAMENTE NECESSARI
Se anche una sola di queste manca, il software non è pronto per la tua impresa, qualunque cosa promettano nella demo.
Sono i criteri minimi per scegliere un software per la tua impresa senza sbagliare.
⇒ Che faccia davvero il lavoro che ti serve, non il contrario.
Prima di guardare le funzioni, guarda la tua giornata: se il sistema copre senza attriti l’80% di quello che fai ogni giorno (preventivi, itinerari, calendari, rapporti coi fornitori) il resto si sistema. Se copre solo il 30% e ti promette il resto “in futuro”, stai comprando un problema, non una soluzione.
⇒ Che rispetti le regole italiane senza che tu debba pensarci.
Regime IVA 74-ter per chi vende pacchetti, fatturazione elettronica via SDI, invio delle schede alla Polizia di Stato (Alloggiati Web) per chi ospita, trasmissione dati ISTAT: non sono optional, sono vincoli di legge. Un software che non li gestisce nativamente ti scarica addosso un lavoro che dovrebbe fare lui.
⇒ Che i tuoi dati restino davvero tuoi, senza vendor lock-in.
Qui torna il caso di prima, la dipendenza da un fornitore che altrimenti decide lui quando e come lasciarti andare: pretendi garanzie scritte, non promesse a voce, sulla possibilità di esportare in qualsiasi momento l’intero database (clienti, storico pratiche, fornitori) in formati aperti come CSV o JSON, senza penali né costi di uscita. È la portabilità dei dati che ti evita di restare ostaggio di un fornitore tecnologico che non ti convince più. Se il fornitore esita a mettertelo per iscritto in una exit policy chiara, hai già la risposta.
⇒ Che parli con i tuoi canali di vendita in tempo reale.
Un channel manager che aggiorna disponibilità, prezzi e restrizioni su tutti i canali del tuo booking engine contemporaneamente non è un lusso: è quello che ti evita l’overbooking e il cliente che scopre solo all’arrivo che la camera non c’è.
⇒ Che ti dica quanto guadagni davvero, e subito.
Il margine operativo, il vero ritorno sull’investimento (ROI) di tutto il resto, va visto prima di inviare il preventivo, non scoperto un mese dopo guardando il conto in banca. Le commissioni pesano più di quanto sembri, e cambiano moltissimo da una piattaforma all’altra: si va dall’1,5% di alcuni booking engine diretti fino al 20% di Viator e al 25-30% di GetYourGuide (Automate.travel, Tour Operator Software Guide, 2026; Bókun, Tour Operator Software Comparison, 2026). Su mille prenotazioni all’anno, quel differenziale vale già diecimila euro. Se lavori anche con clienti o fornitori esteri, il sistema deve gestire multivaluta e regimi IVA diversi senza che tu debba rifare i calcoli a mano.
SE CI SONO ANCHE QUESTI, TI STAI FACENDO UN FAVORE...!
Nessuna di queste è un motivo per scartare un software se manca. Ma se ci sono, il tempo che risparmi si vede in fretta.
⇒ Proposte di viaggio che si vedono, non solo si leggono.
Uno strumento che trasforma un preventivo in un itinerario visivo (foto, mappa, PDF o app) pesa sulla decisione del cliente più di quanto pesi il prezzo da solo.
⇒ Un ponte verso gli strumenti che già usi.
Le integrazioni no-code, tramite strumenti come Zapier, Make o n8n, ti permettono di far parlare tra loro CRM, fogli di calcolo e automazioni di marketing senza sviluppare codice su misura per l’agenzia di viaggi e senza reinventare nulla.
⇒ Un aiuto che lavora anche quando tu non ci sei.
L’automazione dei processi con l’intelligenza artificiale applicata al turismo, quando legge un’email o un documento e ne ricava un itinerario, o smista le richieste in arrivo prima che arrivino al tuo team, non sostituisce il tuo giudizio: toglie solo il lavoro ripetitivo.
⇒ La porta aperta ai tuoi fornitori.
Un’area riservata dove i fornitori locali aggiornano da soli tariffe e disponibilità, o dove le agenzie partner prenotano a tariffa netta, ti toglie di mezzo una quantità enorme di email e telefonate.
⇒ Un vestito su misura per chi in azienda fa un lavoro diverso dal tuo.
Un’interfaccia semplificata per guide, accompagnatori o reparto operativo, costruita su piattaforme come Airtable o simili, evita di far combattere tutto il team con la complessità del software principale.
Quando la scelta è troppo tecnica per farla da soli
In un numero di qualche tempo fa avevamo già scritto una regola che vale la pena riprendere e allargare:
non decidere da solo se non capisci davvero cosa stai comprando.
Capire se un’API è “in scrittura” o solo “in lettura”, cosa significa davvero un contratto di ventiquattro mesi con rinnovo automatico, quanto pesa sul lungo periodo una commissione del 6% contro un canone fisso: sono valutazioni tecniche vere, non buon senso commerciale.
Il punto non è che tu debba diventare un tecnico.
È il contrario: più tempo passi a decifrare clausole e specifiche API, meno ne resti per fare l’imprenditore.
Su una spesa che vale decine di migliaia di euro lungo l’intero contratto, un consulente indipendente che non guadagna nulla dalla vendita non è un costo in più: è l’unico modo per avere qualcuno seduto dalla tua parte del tavolo, non da quella del fornitore.
Vale per il software quanto per il resto dell’adeguamento tecnologico dell’impresa: prima serve chi legge il contratto con occhi tecnici e senza conflitti di interesse, poi si sceglie il fornitore giusto.
Non tutte le competenze si comprano leggendo una scheda tecnica. Alcune si affittano da chi le ha già. — A.B.
Partner evolutivo: anche questo, lo facciamo con te
SmartAds.it affianca imprese turistiche nel lavoro di strutturare e guidare la crescita aziendale, tra consulenza di marketing turistico, tecnologia e organizzazione. Operiamo come partner evolutivo (lo stesso partner tecnologico terzo di cui parlavamo poco fa), aiutando le aziende a fare ordine tra decisioni, attività di marketing, comunicazione e processi digitali, compresa, quando serve, la valutazione indipendente di un investimento tecnologico prima che tu firmi qualcosa che non potrai più disfare facilmente.
Parliamone: trenta minuti, un punto solo
Trenta minuti di confronto gratuito, su un punto solo. Rispondi a questa email e ci sentiamo: il software che stai valutando, un contratto che non ti convince, il sistema che ti tiene più tempo di quanto dovrebbe. Nessuna presentazione, nessun preventivo. Mezz’ora di lavoro sul tuo caso.
Buon lavoro e buon viaggio verso la tua… Next destination 😄 💡
Le domande che ci fate più spesso
Quanto costa davvero un software gestionale?
Mai solo il canone mensile di un software gestionale turistico. Al costo di listino vanno sommati setup, formazione, eventuali fee sui pagamenti e il tempo dei primi mesi di doppio lavoro mentre i dati vecchi migrano nel sistema nuovo. È lo stesso principio della tassa invisibile della complessità: il conto reale si vede dopo, non sul preventivo.
Come riconosco il lock-in tecnologico prima di firmare?
Chiedi per iscritto tre cose: se puoi esportare tutti i tuoi dati in qualsiasi momento, in che formato, e se ci sono penali per farlo. Se la risposta è vaga o rimandata, il rischio di restare ostaggio del fornitore c’è già, anche se il contratto non lo scrive esplicitamente.
Ho già una piattaforma di prenotazione vecchia: conviene cambiarla adesso o aspettare?
Dipende da quanto ti sta già costando in tempo e occasioni perse, non da quanto costerebbe cambiare. Se oggi fai a mano quello che un sistema aggiornato farebbe da solo, il conto della resistenza al cambiamento sta già correndo.
Cosa deve avere per forza un software per un’agenzia di viaggi?
Per la digitalizzazione dell’agenzia di viaggi, come minimo servono: aderenza alla tua operatività reale, compliance italiana nativa, dati esportabili senza penali, sincronizzazione in tempo reale con i canali di vendita, calcolo margini automatico. Il resto, automazioni, AI, portali fornitori, è un vantaggio in più, non un requisito.
Quali sono i segnali di un fornitore tecnologico affidabile?
Risponde per iscritto, non a voce, su esportazione dati e costi di uscita. Ha API documentate pubblicamente, non solo promesse in una call commerciale. È onesto quando una funzione non c’è ancora, invece di lasciartelo scoprire dopo la firma: è esattamente quello che è mancato nel caso raccontato sopra.
Come scelgo un investimento tecnologico per la mia agenzia di viaggi, senza spendere in consulenze inutili?
Parti dalla lista “ASSOLUTAMENTE NECESSARI” qui sopra: se il software non le rispetta tutte, il resto non conta. Per le valutazioni più tecniche, contratto, API, exit policy, un consulente indipendente costa quasi sempre meno dell’errore tecnologico che ti evita.
